Gebruikers MyCareNet
Inleiding
Algemeen beschouwd kan MyCareNet zowel door een individuele prestatieverlener als door een groepering of instelling gebruikt worden.
In het geval van een groepering of instelling gebruikt MyCareNet de basisdienst "user management" van eHealth om de link tussen een gebruiker en zijn opgegeven organisatie na te gaan.
MyCareNet & eHealth hebben ook voorzien dat een entiteit "volmachtgever" (individuele prestatieverlener of groepering/instelling) volmacht verleent aan een andere entiteit "de volmachthouder" (fysiek persoon of organisatie).
De verschillende mogelijkheden zijn in het schema hieronder weergegeven.
Individuele Prestatieverlener
Een individuele prestatieverlener kan een volmacht geven aan een organisatie of aan een fysiek persoon.
De organisatie "volmachthouder" kan dan gebruikers creëren door gebruik te maken van het "user management".
Groepering / Instelling
Een groepering of instelling kan gebruikers creëren door gebruik te maken van het "user management".
Een groepering of instelling kan een volmacht geven aan een organisatie of een fysiek persoon.
De organisatie "volmachthouder" kan gebruikers creëren door gebruik te maken van het "user management".
User management - Gebruikersbeheer
Het User Management dient om de verbinding tussen de gebruiker en de groepering of de organisatie, die hij zegt te vertegenwoordigen, te formaliseren en te verifiëren.
Voor MyCareNet gebruikt men de toepassing User Management van eHealth.
In dit concept wordt elke organisatie geïdentificeerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, die haar een KBO nummer toekent. OPGELET: Het INSZ van de zaakvoerder is niet altijd opgenomen in de database van het KBO, u dient dit te laten verifiëren door uw sociaal secretariaat en eventueel te laten toevoegen.
In het kader van eHealth, kregen de groeperingen van zorgverstrekkers een pseudo-nummer van onderneming toegekend, dat overeenkomt met (een deel van) hun derdebetalersnummer van het RIZIV (8 posities beginnend met 94), zelfs al beschikt hij voor andere toepassingen over een reëel ondernemingsnummer.
De woonzorgcentra zijn ook een pseudo-nummer van onderneming toegewezen dat overeenkomt met (een deel van) hun derdebetalersnummer van het RIZIV.
De KBO nummers van de andere organisaties die eventueel een volmacht zouden moeten krijgen (waaronder deze van de softwareleveranciers) worden gecontroleerd.
De verantwoordelijken van de groeperingen, de rusthuizen en de organisatie van de softwareleveranciers worden door eHealth ingebracht in de toepassing User Management.
Het User Management beschikt over een procedure die toelaat een "Verantwoordelijke Toegangen Entiteit" te identificeren.
Dit is een bevoorrechte gebruiker, die de mogelijkheid heeft om via het portaal sociale zekerheid, andere gebruikers aan te stellen om zijn organisatie te vertegenwoordigen en hun gebruiksrechten van informatica toepassingen zoals MyCareNet toe te kennen.
In het kader van een groepering verpleegkundigen moet de verantwoordelijke van de groepering, zoals deze gekend is bij het RIZIV, eerst toegang vragen aan de beveiligde diensten van eHealth en vervolgens een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit aanduiden. Het document Gebruikershandleiding: Hoe toegang vragen als een groepering van verpleegkundigen op de eHealth site beschrijft de te volgen procedure. Het aanvraagformulier bevindt zich ook op de eHealth site:
Opmerking: Indien hier een verschil vastgesteld wordt, dient de groepering dit dringend in orde te laten brengen bij het RIZIV via het mailadres in de voorlaatste alinea op deze webpagina:
In het kader van een woonzorgcentrum moet de verantwoordelijke van de instelling, eerst toegang vragen aan de beveiligde diensten van eHealth en vervolgens een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit aanduiden. Het document Gebruikershandleiding: Hoe toegang vragen als rusthuis op de eHealth site beschrijft de te volgen procedure. Het aanvraagformulier bevindt zich ook op de eHealth site:
Opmerking: De verantwoordelijke van de instelling moet zich op voorhand aanmelden bij het NIC via zijn softwareleverancier zodat de overeenkomstige gegevens in het referentiebestand van het RIZIV kan ingebracht worden. In de toekomst zal een applicatie van het RIZIV dit rechtstreeks toelaten.
Voor een andere organisatie (dienstverlener genoemd in het eHealth jargon), moet deze volmachthouder zijn en dient een verantwoordelijke van de organisatie eerst toegang te vragen aan de beveiligde diensten van eHealth en vervolgens een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit aanduiden. Het document Gebruikershandleiding: Hoe toegang vragen als onderneming op de eHealth site beschrijft de te volgen procedure. Het aanvraagformulier bevindt zich ook op de eHealth site:
Eenmaal aangeduid, zal de Verantwoordelijke Toegangen Entiteit toegangscodes ontvangen voor rekening van zijn organisatie of instelling. Hij zal zijn gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen door middel van 2 verschillende brieven. Deze toegangsgegevens laten hem toe om de toegang voor zijn organisatie te activeren. Vanaf de ontvangst van de 2 brieven zal de Verantwoordelijke Toegangen Entiteit zich kunnen connecteren op het eHealth platform door middel van deze toegangsgegevens en het volgen van de procedures beschreven in de brieven (Hulp bij de eerste aanmelding van De Verantwoordelijke Toegangen Entiteit) - dit dient binnen de 30 kalenderdagen te gebeuren.
Voorbij deze periode zal de toegang geblokkeerd worden. In dit geval dient men de procedure te herbeginnen.
De Verantwoordelijke Toegangen Entiteit beheert alle hoedanigheden van een organisatie. Om dit te doen gebruikt hij de toepassing Consultatie van de toegangen voor Ondernemingen en Organisaties .
Het dagelijkse beheer van specifieke hoedanigheden (sociale zekerheid, gezondheidssector, ...) kan hij overlaten aan een lokale beheerder.
De lokale beheerder
Een lokale beheerder beheert voor uw organisatie de toegang tot alle beveiligde diensten op het platform eHealth. Hij is het die de zorgverleners van de organisatie via een gebruikersnaam en wachtwoord toegang geeft tot de beveiligde eHealth-toepassingen.
Eventueel kan hij zijn verantwoordelijkheid delen met een lokale medebeheerder. Lokale beheerders kunnen het beheer over de gebruikers verder delegeren aan beheerders van een subafdeling. Voorbeeld: een lokale beheerder van de hoedanigheid werkgever kan een beheerder aanstellen voor de subafdeling human resources.
Om de gebruikers en toegangen te beheren gebruikt de lokale beheerder de toepassing Consultatie van de toegangen voor Ondernemingen en Organisaties. De lokale beheerder zal hier gebruikers aanmaken die zijn organisatie vertegenwoordigen en hun het recht te geven de toepassingen MyCareNet te gebruiken beschikbaar voor hun sector ("verzekerbaarheid", "facturatie").
Beheer van de volmachten
Het zelf invoeren van de mandaten via de applicatie eMandate werd verplicht vanaf 01/07/2016.
Definitie van een mandaat
Binnen het kader van MyCareNet is een mandaat (= volmacht) het geven van een toestemming van een zorgverstrekker (als mandaatgever) aan een andere entiteit (de mandaathouder/nemer) zodat deze acties kan ondernemen in zijn naam.
Per definitie creëert het mandaat een relatie tussen 2 verschillende entiteiten. Het “User Management” (gebruikersbeheer) daarentegen creëert een relatie binnen 1 enkele entiteit, meer info vindt u lager op deze pagina (link).
Het is dus mogelijk dat een individuele zorgverstrekker, een groepering of instelling een ander individu of organisatie een volmacht verleent.
Een mandaat moet per toepassing/ dienst opgegeven zijn.
Aanmaken/ beheer van een mandaat
U kan uw mandaten via de toepassing van “Mandates” aangeleverd door FOD Financiën beheren. De applicatie is beschikbaar via de volgende link:
Deze tool biedt de mogelijkheid aan de verschillende gebruikers om mandaten van verschillende types te kunnen aanmaken.
De webapplicatie beschikt over een waaier aan uitgebreide mogelijkheden. De belangrijkste acties zijn de volgende:
Het aanmaken van een mandaat (deze is bij standaard van onbeperkte termijn, maar kan in tijd beperkt worden);
Het intrekken/stopzetten van een mandaat;
Het overdragen van een mandaat naar een nieuw mandaathouder.
N.B. : Een mandaat verlenen aan een onderneming is enkel mogelijk als het INSZ-nummer gekend is bij het KBO. Daarenboven bij een groepering/zorginstelling dient het INSZ-nummer van de verantwoordelijke gekend te zijn bij het RIZIV.
Gelieve er rekening mee te houden dat een mandaat pas geregistreerd en geactiveerd zal worden vanaf het moment dat beide partijen (mandaatgever en mandaathouder) de gebruikersvoorwaarden hebben aanvaard en ondertekend.
Opgelet :
De mandaatgever blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de acties van de mandaathouder ;
De mandaatgever blijft de mogelijkheid behouden om zelf de diensten te blijven gebruiken.
Zich inloggen als fysiek persoon
Mandaatgever en mandaathouder – als fysiek persoon – kunnen rechtstreeks inloggen via de applicatie ‘Mandates’ via volgende wijze:
De elektronische identiteitskaart (eID);
Het token voor burgers.
Zich inloggen als zorginstelling, groepering of onderneming
Een zorginstelling, groepering of onderneming (zowel als mandaathouder als mandaatgever) moet (alvorens de mogelijkheid …) zich registreren bij de FOD sociale zekerheid en rollen toekennen aan zijn medewerkers alvorens de toegang te verkrijgen tot de applicatie ‘Mandates’ zodat deze medewerkers de mandaten kunnen aanmaken en aanvaarden.
Registratie
U dient uw onderneming te registreren (indien u dit nog niet heeft gedaan) en een hoofdtoegangsbeheerder (= Verantwoordelijke Toegangen Entiteit = VTE) te benoemen.
Alle informatie hieromtrent kan u terugvinden op volgende link: https://www.ehealth.fgov.be/nl/page/hoe-toegang-krijgen-tot-applicaties
Daarna kan u de hoedanigheid “zorgverlener eHealth » activeren en een co-toegangsbeheerder aanstellen (wanneer men inlogt, kan de VTE ook de stappen ondernemen).
Het rollenbeheer instellen om de mandaten te kunnen beheren
Een rol toekennen : alvorens toegang te krijgen tot de applicatie “Mandates” moet de toegangsbeheerder de rollen toekennen aan de betrokken medewerkers nl. via mijn eGov- rollenbeheer (RMA) via https://iamapps.belgium.be/rma
Via deze applicatie kan de toegangsbeheerder op ieder moment de rollen “eHealth mandaatgever” en/of “eHealth mandaatnemer/houder” toekennen, stopzetten of aanpassen. Deze rollen kunnen zowel aan de verantwoordelijke, de beheerder van de onderneming, als aan een andere vertegenwoordiger van de onderneming toegewezen worden. (bv. werknemer van de onderneming of een lid van de instelling).
Voor meer informatie rond het gebruik van het rollenbeheer kan u terecht op de hieronder vermelde site. Als u niet vertrouwd bent met het rollenbeheer, raden we u aan om de “Quick tour” te raadplegen. U kan altijd de “handleiding” en de “FAQ” raadplegen (beschikbaar op de pagina rollenbeheer via bovenstaande link).
De mogelijkheden van een rol :
De “eHealth Mandaatgever” heeft toegang tot de applicatie “Mandates”. Hij kan dus mandaten aanmaken, stoppen of aanvaarden in naam van de mandaatgevende zorginstelling of groepering.
De “eHealth Mandaathouder” heeft toegang tot de applicatie “Mandates”. Hij kan dus mandaten aanmaken, stoppen of aanvaarden in naam van de mandaathoudende zorginstelling, groepering of onderneming.
De verbinding
Als al deze voorgaande stappen zijn voltooid, kan u zich inloggen “in naam van een onderneming” in de webapplicatie “Mandates” via volgende wijze :
De elektronische identiteitskaart (eID);
Het token voor burgers.
Hulp nodig ?
Problemen in verband met het gebruik en het beheer van de mandaten :
Contact center eHealth https://www.ehealth.fgov.be/ehealthplatform/nl/contact
Problemen in verband met het invoeren van een mandaat :
Nationaal Intermutualistisch College (NIC) : support@intermut.be
Nuttige informatie
Downloads
Gebruikershandleiding: https://financien.belgium.be/nl/E-services/mandaten/demo_mandaten