Afschaffing papieren facturen
Afschaffing van papieren facturen
De afschaffing van de papieren facturen is strik genomen geen product van het CareNet-concept; zij is er het resultaat van, rekening gehouden met het feit dat CareNet de ideale voorwaarden biedt om deze afschaffing toe te laten. En dit, ondermeer door een wezenlijke kwaliteitsverhoging van de uitwisseling van de informatie met als gevolg minder verwerpingen en minder correcties.
De afschaffing van de papieren factuur moet gezien worden in meerdere fasen:
De afschaffing van het document "individuele factuur" van de verpleegnota
De afschaffing van de verzamelfactuur van de verpleegnota
De afschaffing van de bijlagen.
Bijlage 1 in "downloads" bevat een toelichting van de gebruikte definities.
In een eerste fase behelst deze afschaffing enkel de facturering van de zorgen waarvoor een individuele factuur opgemaakt wordt, dwz de ziekenhuisopname en de ambulante verzorging waarvoor gebruik wordt gemaakt van dit document (art. 6 §1 8° verordening van 28/07/2003).
DOELSTELLINGEN
Dit document heeft als doel aan alle partners, aangesloten bij het project CareNet, de nuttige en noodzakelijke informatie te verstrekken met het oog op het realiseren van de uiteindelijke test, die de afschaffing van de individuele papieren factuur van de verpleegnota of ambulante zorgen toelaat.
Het doel van deze testfase is zekerheid te verwerven over de samenhang van de facturatiegegevens op de elektronische factuur tegen het ogenblik dat deze de enige drager van de facturatie wordt. Ook al is deze controle een verplichte fase om te komen tot de afschaffing van de papieren drager, ze mag niet beschouwd worden als een tijdelijke overgangfase. Het slagen van deze test geeft de toelating voor de afschaffing, maar de kwaliteitscontrole van de elektronische factuur zal het voorwerp uitmaken van een blijvende controle door de verzekeringsinstellingen. Een terugkerende afwijking door een ziekenhuis ten aanzien van de vereiste kwaliteit zal gemeld worden aan de Technische Raad Ziekenhuizen (T.R.Z).
VOORWAARDEN VOOR HET INDIENEN VAN EEN AANVRAAG TOT AFSCHAFFING VAN DE PAPIEREN FACTUUR
A) Het ziekenhuis moet tenminste 3 maanden in de CareNet-productiefase zijn wat betreft de berichten in verband met de hospitaaladministratie en dit met alle verzekeringsinstellingen.
B) Het ziekenhuis moet tenminste 3 maanden in de CareNet-produktiefase zijn wat betreft de overdracht van de facturatie en dit met alle verzekeringsinstellingen.
C) Het ziekenhuis moet voorafgaandelijk aan de Administrateur-generaal van het RIZIV de checklist overgemaakt hebben, zoals voorzien in bijlage 3 met betrekking tot de bewijskracht. Deze stap heeft als doel te attesteren dat het ziekenhuis zijn verplichtingen nakomt met betrekking tot de bewijskracht voor de informatieoverdracht via CareNet.
VOORWAARDEN VOOR HET VERLENEN VAN HET AKKOORD AFSCHAFFING PAPIEREN FACTUUR
Om de toestemming tot de afschaffing van de individuele papieren factuur van de verpleegnota te bekomen, moet het ziekenhuis op het ogenblik van de aanvraag, de vastgelegde modaliteiten nakomen voor de overdracht van de bijlagen (zie punt 4) en beantwoorden aan de voorwaarden van de kwaliteitscontroles.
Deze controles hebben onder andere en vooral betrekking op de volledigheid van de informatie, opgenomen in het elektronische bestand ten opzichte van de bestaande verpleegnota.
Deze controles zullen plaats vinden gedurende een periode van ten minste 2 maanden, te rekenen vanaf de facturatiemaand, volgend op de maand waarin de aanvraag ingediend wordt bij het NIC.
Deze controles zullen uitgevoerd worden door de verzekeringsinstellingen.
Deze zullen de resultaten verzamelen en ze voorleggen aan de Technische Raad Ziekenhuizen (TRZ), die uiteindelijk de beslissing zal nemen over de afschaffing van de individuele papieren factuur van de verpleegnota.
De kwaliteitscontroles hebben betrekking op volgende materies:
De bekrachtiging van de elektronische factuur: deze test beoogt algemeen gezien het voor het ziekenhuis vastgestelde foutenpercentage te waarderen ten opzicht van het gemiddeld vastgestelde bij een geheel van ziekenhuizen uit een representatieve steekproef. Telkens het onderzochte ziekenhuis voor een fouttype het gemiddelde overschrijdt, zal het een "NOK" krijgen. Indien het voor het geheel van dit punt meer dan een derde "NOK" haalt, zal het een weigering oplopen voor dit punt. Het valt te noteren dat, indien het percentage technische fouten de 0,5% overstijgt, er meteen een weigering zal bekomen worden voor deze rubriek.
Het juiste gebruik van de bijkomende facturen: buiten alle reglementaire wijzigingen maken de bijkomende facturen theoretisch slechts een laag percentage uit van de maandelijkse facturatie en moeten alsdusdanig aangeduid zijn. De doelstelling is te verifiëren of dit inderdaad het geval is. Indien het percentage bijkomende facturen hoger ligt dan 5% van het totaal aantal facturen, zal een "NOK" toegekend worden voor deze rubriek. Indien het percentage bijkomende facturen hoger ligt dan 5% van het totaal aantal facturen, zal er contact opgenomen worden tussen de verzekeringsinstelling en het ziekenhuis, ten einde de reden van deze overschrijding te achterhalen. Indien een externe reden wordt ingeroepen, zal de rechtvaardiging ervan worden toegevoegd aan het evaluatiedossier dat wordt overgemaakt aan de TRZ.
De supplementen: de controle zal hier gebeuren op twee niveaus. De eerste beoogt na te gaan of het ereloonsupplement overeenstemt met de reglementering en aansluit bij de betrokken prestatie. De tweede zal zich concentreren op de supplementen, opgenomen onder de rubriek "diversen". De verzekeringsinstellingen zullen hoofdzakelijk het juiste gebruik van de vastgelegde pseudo-codes nagaan. Indien het criterium niet gerespecteerd is voor meer dan 5% van de nagekeken facturen, zal een "NOK" worden toegekend. Indien het ziekenhuis voor het geheel van dit punt meer dan een derde "NOK" toegekend krijgt, zal het zich negatief zien beoordelen voor deze rubriek.
De evaluatie heeft betrekking op één piloot-ziekenhuis en ten minste twee VI's.
Elk ziekenhuis zal ingelicht worden over de aanvang van zijn kwaliteitscontrole van zodra het overgaat naar de productiefase CareNet van de administratieve en de facturatiefluxen en het daartoe de aanvraag doet bij het NIC.
Gedurende de evaluatieperiode zullen de VI's het document, zoals voorzien in bijlage 2 in "downloads", invullen en beoordelen of het ziekenhuis aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. Er zal een goedkeuring gegeven worden, indien voor de drie rubrieken van het evaluatiedocument, ten minste twee een "OK" opleveren bij elk van de verzekeringsinstellingen.
Op basis van de verkregen resultaten aangaande de evaluatie van de kwaliteit van de facturatie van het ziekenhuis zal de Technische Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen definitief goedkeuring geven voor de vrijstelling van het uitdrukken van de verpleegnota.
DE BIJLAGE-DOCUMENTEN EN DE VERZAMELFACTUUR
Indien het ziekenhuis de toestemming krijgt voor de afschaffing van de individuele facturen, dan blijft het in eerste instantie gehouden om verder aan de verzekeringsinstellingen de bijlage-documenten te versturen. Deze documenten moeten op termijn, eens de juridische modaliteiten zijn vastgelegd, eveneens het voorwerp uitmaken van een afschaffing ervan.
In afwachting hiervan, en gezien de afschaffing van de individuele papieren factuur van de verpleegnota, zal het ziekenhuis een verzameldocument moeten toevoegen aan de "medische" bijlagen, waarop ten minste die informatie wordt meegedeeld, zoals voorzien op het model in bijlage 3 in "downloads".
Het ziekenhuis kan echter vrijgesteld worden van het overmaken van het verzameldocument op voorwaarde dat als klassement van de rechtvaardigingstukken, dezelfde volgorde gebruikt als die op de factuur (elektronische drager) en de identificatie van de patiënt (INSZ of mutualistisch inschrijvingsnummer) leesbaar voorkomt op elk document. Deze schikking maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke controle ter gelegenheid van de voorafgaandelijke evaluatie bij de APF.
PRAKTISCHE MODALITEITEN
Een ziekenhuis dat zich kandidaat stelt moet in de praktijk de volgende modaliteiten vervullen:
Zich aankondigen als kandidaat bij de coördinatiecel van het NIC via het formulier, opgenomen in bijlage 4.1 in "downloads"
Het NIC onderzoekt de kandidatuur. Indien het ziekenhuis beantwoordt aan de gevraagde criteria zal het de toestemming ontvangen ( bijlage 4.2 in "downloads"), met ter informatie de kennisgeving van de facturatiemaanden die zullen getest worden.
Eens de evaluatieperiode beeïndigd, zal de T.R.Z.bijeenkomen om, op basis van de evaluatie verstrekt door de VI's, te evalueren of het ziekenhuis al dan niet kan overgaan tot de afschaffing papieren factuur (bijlage 2 in "downloads"). De lijst van de ziekenhuizen die groen licht gekregen hebben van de T.R.Z. zal regelmatig bekendgemaakt worden.
Er zal een mogelijkheid tot beroep bij de T.R.Z. worden voorzien in geval van een ongunstige beslissing.
Een ziekenhuis dat een ongunstige beslissing ontvangen heeft, zal opnieuw een aanvraag kunnen indienen, drie maanden na de laatste beslissing. Het moet zich dan weer inschrijven in de procedure van bij het begin zoals een nieuwe kandidaat.
VOORBEELD VAN TIMING
Hieronder twee voorbeelden van timing, zoals ze realiseerbaar zijn voor de overgang naar de CareNet-fase afschaffing papieren factuur:
Voorbeeld 1
Start productiefase administratieve documenten: mei 2002
Start productiefase facturatie: september 2003
Indienen kandidatuur afschaffing papieren factuur: december 2003
Periode evaluatie kwaliteit facturen: facturen, verstuurd in januari en februari 2004
Goedkeuring evaluatie : maart 2004
Start productiefase afschaffing papieren factuur: april 2004
Voorbeeld 2
Start productiefase facturatie: september 2003
Start productiefase administratieve documenten: juni 2004
Indienen kandidatuur afschaffing papieren factuur: september 2004
Periode evaluatie kwaliteit facturen: facturen, verstuurd in oktober en november 2004
Goedkeuring evaluatie : december 2004
Start productiefase afschaffing papieren factuur: januari 2005